La priorisation des tâches est une compétence essentielle. Avec des journées de travail chargées, il peut être difficile de gérer toutes les tâches qui se présentent à nous. La priorisation des tâches consiste à déterminer l’importance et l’urgence de chaque tâche afin de hiérarchiser les activités à réaliser. Elle permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et urgentes et de les planifier en conséquence. En sachant comment prioriser les tâches, il est possible de travailler de manière plus efficace et de maximiser sa productivité. Dans cet article, nous examinerons les différentes méthodes de priorisation des tâches qui existent et comment les utiliser pour améliorer notre gestion du temps et notre productivité au travail.
Qu’est-ce que la priorisation des tâches ?
La priorisation des tâches est un processus consistant à classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence afin de déterminer l’ordre dans lequel elles doivent être accomplies. C’est une compétence importante pour la gestion du temps et de la productivité, car elle permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de ne pas perdre de temps sur des tâches moins importantes ou qui peuvent être reportées.
La priorisation des tâches peut être effectuée à différents niveaux : quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc. Elle peut également être appliquée à différentes situations, telles que le travail, les études, les projets personnels, etc.
Comment prioriser les tâches au travail ?
Prioriser les tâches au travail peut parfois être difficile, surtout lorsque l’on a un grand nombre de tâches à accomplir dans un temps limité. Voici quelques étapes pour vous aider à prioriser les tâches au travail :
Tout d’abord, faites une liste de toutes les tâches à accomplir :
La première étape consiste à dresser une liste de toutes les tâches à accomplir. Cela peut inclure les tâches quotidiennes ainsi que les projets plus importants à long terme.
Puis, déterminez les tâches les plus importantes :
Après avoir dressé la liste de toutes les tâches, déterminez les tâches les plus importantes en fonction de leur impact sur vos objectifs à long terme ou ceux de l’entreprise. Il peut s’agir de tâches qui ont un délai court ou qui ont un impact direct sur la satisfaction du client.
Évaluez ensuite l’urgence des tâches :
Ensuite, évaluez l’urgence des tâches. Les tâches qui ont un délai court ou qui ont une conséquence négative importante si elles ne sont pas terminées à temps doivent être traitées en priorité.
Évaluez la complexité des tâches :
La complexité des tâches doit également être prise en compte lors de la priorisation. Si une tâche est très complexe, elle peut prendre plus de temps que prévu, même si elle n’est pas urgente.
Évaluez le temps nécessaire pour chaque tâche :
Évaluez le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Les tâches qui prennent plus de temps doivent être planifiées en priorité.
Ensuite, classez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence :
Une fois que vous avez évalué l’importance, l’urgence, la complexité et le temps nécessaire pour chaque tâche, classez-les en fonction de leur importance et de leur urgence. Utilisez la matrice d’Eisenhower mentionnée précédemment pour classer les tâches.
Planifiez votre emploi du temps :
Planifiez votre emploi du temps en fonction de la priorité des tâches. Les tâches importantes et urgentes doivent être traitées en premier, suivies des tâches importantes mais non urgentes.
Enfin, révisez régulièrement votre planification :
Révisez régulièrement votre planification pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs. Réajustez la priorité des tâches si nécessaire.
Quelles sont les méthodes de priorisation des tâches?
Il existe plusieurs méthodes pour prioriser les tâches.
La matrice d’Eisenhower
L’une des plus populaires est la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches en quatre catégories en fonction de leur importance et de leur urgence :
- Les tâches importantes et urgentes : ce sont les tâches qui doivent être accomplies immédiatement. Elles doivent être traitées en priorité absolue.
- Les tâches importantes mais non urgentes : ce sont les tâches qui ont une grande importance mais qui ne nécessitent pas une attention immédiate. Elles doivent être planifiées pour être accomplies plus tard.
- Les tâches urgentes mais non importantes : ce sont les tâches qui doivent être accomplies rapidement mais qui n’ont pas une grande importance. Elles peuvent être déléguées ou reportées.
- Les tâches non urgentes et non importantes : ce sont les tâches qui ont une faible importance et qui ne nécessitent pas une attention immédiate. Elles peuvent être reportées ou simplement ignorées.
Eat the Frog
Cette méthode de priorisation des tâches a été popularisée par l’écrivain Mark Twain. L’idée est de faire la tâche la plus difficile et la plus importante dès le début de la journée. En d’autres termes, « manger la grenouille » signifie faire la tâche que vous redoutez le plus. Cette méthode vous permet de vous débarrasser de la tâche difficile dès le début de la journée, ce qui peut vous aider à vous concentrer sur les tâches plus légères et moins stressantes pour le reste de la journée.
La méthode ABCDE :
Cette méthode de priorisation des tâches est basée sur la classification des tâches en fonction de leur importance. Les tâches sont classées en fonction de leur niveau de priorité, de A (très important) à E (peu important). Voici les étapes de cette méthode :
- Écrivez toutes les tâches que vous devez accomplir.
- Classez les tâches en fonction de leur importance : les tâches les plus importantes sont classées A, les tâches moins importantes sont classées B et ainsi de suite jusqu’à E.
- Classez les tâches A en fonction de leur urgence : A1 pour les tâches les plus urgentes, A2 pour les tâches moins urgentes, et ainsi de suite.
- Planifiez les tâches A1 et A2 en premier, puis les tâches B et ainsi de suite.
Le « chunking » ou découpage :
Cette méthode de priorisation des tâches consiste à diviser les grandes tâches en tâches plus petites et plus gérables. Cette méthode est particulièrement utile pour les tâches complexes qui peuvent sembler accablantes au premier abord. Voici comment utiliser cette méthode :
- Prenez une grande tâche et divisez-la en tâches plus petites et plus gérables.
- Classez ces tâches plus petites en fonction de leur importance et de leur urgence.
- Planifiez les tâches les plus importantes et les plus urgentes en premier.
La méthode MoSCoW :
Cette méthode de priorisation des tâches est utilisée pour hiérarchiser les exigences d’un projet. Les exigences sont classées en quatre catégories : « Must have » (Doit avoir), « Should have » (Devrait avoir), « Could have » (Pourrait avoir) et « Won’t have » (Ne devrait pas avoir). Voici comment utiliser cette méthode :
- Tout d’abord, identifiez toutes les exigences du projet.
- Puis, classez les exigences en fonction de leur importance : les exigences « Doit avoir » sont absolument nécessaires, les exigences « Devrait avoir » sont importantes mais non critiques, les exigences « Pourrait avoir » sont souhaitables mais pas essentielles, et les exigences « Ne devrait pas avoir » ne sont pas nécessaires.
- Ensuite, planifiez les exigences « Doit avoir » en premier, suivi des exigences « Devrait avoir » et ainsi de suite.
Conclusion
La priorisation des tâches est une compétence importante à acquérir pour maximiser son efficacité et sa productivité au travail. Il est essentiel de comprendre que toutes les tâches ne sont pas égales en termes d’importance et d’urgence. Ainsi il est important de les classer en conséquence pour s’assurer que celles les plus importantes soient réalisées en premier. Il existe de nombreuses méthodes de priorisation. Ce sont des outils utiles pour aider à les hiérarchiser et à planifier leur réalisation. Trouvez celle qui vous convient le mieux, et qui vous permet de travailler de manière plus organisée, efficace et productive.